Fattura elettronica caratteri non ammessi agenzia entrate

La rivoluzione della fattura elettronica ha comportato una vasta gamma di cambiamenti nel mondo dei liberi professionisti e delle imprese italiane. Un po’ di confusione è certamente connessa all’introduzione di una disciplina del tutto nuova e che richiede adeguamenti tecnici, in alcuni casi gli errori possono essere facilmente evitati ma bisogna conoscere quelli più diffusi per farlo. Ma quali sono gli errori più comuni da evitare prima di inviare una fattura elettronica? Ecco alcuni degli sbagli più diffusi nella compilazione delle e-fatture che possono comportare il rifiuto delle stesse.

Evitare lo scarto della fattura elettronica

La fattura elettronica viene scartata, e quindi rifiutata dal sistema di interscambio, in alcuni casi: conoscere quali sono le ipotesi permette di evitare alcuni degli errori più comuni. Ad esempio la fattura elettronica rischia di essere scartata se:

• mancano i dati obbligatori, come partita IVA dei soggetti coinvolti nell’emissione/ricezione della fattura elettronica, numero della fattura ecc.
• La fattura è un duplicato di una già inviata.
• La fattura ha una data successiva a quella del giorno in cui viene inviata.
• Ci sono delle incongruenze nei dati che sono segnati all’interno della fattura elettronica (aliquota IVA zero, ecc.).
• Il codice destinatario è scritto in lettere minuscole: deve essere scritto in maiuscole per essere riconosciuto dal sistema.
• L’IBAN (un dato che non è obbligatorio inserire nella fattura elettronica) è errato.

Approfondire il funzionamento del software

Un errore abbastanza comune consiste nell’emettere le fatture senza conoscere le modalità di funzionamento del software scelto per l’invio della fattura elettronica in XML. Il formato unico attualmente previsto per l’invio delle e-fatture è l’XML, e il sito dell’Agenzia delle Entrate supporto alcuni formati tabellari excel che spiegano i tracciati XML per le diverse tipologie di fattura (quella semplice, quella PA e via dicendo). Per evitare lo scarto della fattura elettronica è utile sapere quali sono le informazioni che corrispondono ai diversi campi del tracciato.

Utilizzo di caratteri speciali nella e-fattura

L’utilizzo di caratteri speciali nell’invio della fattura elettronica può causare lo scarto della fattura stessa. Infatti il tracciato XML non supporta alcuni dei caratteri speciali che invece nel precedente metodo di fatturazione erano del tutto normali. I simboli delle valute, il simbolo della percentuale, i trattini non sempre sono convertiti in modo automatico dal software: accertatevi che lo siano prima di usarli.

Attenzione all’indicazione della PEC e codice destinatario cliente

L’indicazione della PEC o del codice destinatario esistente ma sbagliato, non riferito al cliente, è un errore abbastanza grave perché la fattura risulta validamente emessa, ma il terzo che la riceve potrebbe limitarsi a eliminarla senza avvertirvi.

Conviene registrare la PEC o il codice destinatario nell’Area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

La registrazione della fattura nel sistema contabile

Prima di registrare la fattura elettronica nel vostro sistema contabile, attendete che sia stata notificata e accettata dal Sistema di Interscambio. Evitate di inserire la fattura nel sistema prima di aver ricevuto l’ok da parte del Sdi che garantisce che l’invio sia andato a buon fine.

Con la partenza della fatturazione elettronica tra privati, non sono poche le difficoltà che si incontrano giorno per giorno. Con un minimo di attenzione, però, possiamo prevenire gli errori più comuni ed evitare così che la nostra fatturaSi definisce "fattura" il documento fiscale obbligatorio che deve essere emesso dal venditore (soggetto IVA, cedente / prestatore)... sia scartata dal Sistema di InterscambioSi definisce "Sistema di Interscambio" o SdI il sistema informatico dedicato alla trasmissione delle fatture elettroniche. Tramit....

Vediamo insieme quali sono i consigli degli esperti in materia.

• Il Codice Destinatario va sempre valorizzato
• Attenzione ai caratteri speciali
• Le motivazioni di scarto: meglio conoscerle in anticipo
• Software di fatturazione elettronica: perché non approfondirne la conoscenza?
• Il file XML: meglio imparare a capire cos’è
• Vuoi saperne di più?

Il Codice Destinatario va sempre valorizzato

Nel file XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati ... occorre obbligatoriamente indicare non solo a chi spedire la fattura elettronicaSi definisce "fattura elettronica" una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una..., ma anche in quale “luogo virtuale” farla arrivare. Come sicuramente già sappiamo, possiamo impostare un nostro indirizzo telematico prevalente sul quale ricevere tutte le fatture elettroniche: il Codice DestinatarioSi definisce "codice destinatario" un codice alfanumerico di 7 caratteri che rappresenta l'indirizzo telematico per l'invio delle ... oppure la PECSi definisce "PEC" (acronimo di Posta Elettronica Certificata) un particolare sistema di posta elettronica che consente di inviare....

Secondo le regole tecniche emanate dall’Agenzia delle Entrate, mentre il campo PEC può essere anche non valorizzato nel file, quindi rimanere vuoto, il campo Codice Destinatario deve essere sempre valorizzato. A questo proposito attenzione: il codice è alfanumerico quindi deve contenere lettere maiuscole e numeri.

Fatta questa premessa, quindi, se si conosce il Codice Destinatario del proprio cliente si dovrà inserire questo valore, altrimenti abbiamo i due seguenti casi:

• conosco solo la PEC del destinatario: si valorizzerà il campo della PEC con l’indirizzo di posta certificata che conosciamo e nel campo Codice Destinatario si inserirà il codice convenzionale “0000000”;
• non conosco né PEC né Codice Destinatario: occorre valorizzare il campo del Codice Destinatario con i 7 zeri (“0000000”); il campo PEC può restare vuoto.

Attenzione ai caratteri speciali

Tutti i caratteri speciali vanno aboliti: nel file XML, infatti, non sono permessi caratteri diversi da quelli standard. Per fare un esempio la & che spesso si trova nella denominazione di un’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur... deve essere sostituita con la “E”. Anche caratteri come @,$,”, eccetera non sono supportati dal file XML.

Alcuni software di fatturazione elettronica sono già predisposti per fare dei controlli e sostituire questi caratteri o eliminarli. Se non si disponesse di questo controllo preventivo, bisognerà farlo in fase di predisposizione della fattura elettronica.

Le motivazioni di scarto: meglio conoscerle in anticipo

Meglio conoscere in anticipo gli errori più importanti e frequenti che determinano lo scarto del file XML da parte del Sistema di Interscambio. A tal proposito ci viene incontro l’Allegato specifiche tecniche provvedimento 89757 del 30 aprile AdE.

Vediamo insieme quali sono i principali controlli.

Nomenclatura e unicità del file

Il Sistema di Interscambio scarta il file che non abbia una denominazione conforme alle regole stabilite o che sia stato già trasmesso.

Dimensione del file

I file trasmessi non devono superare determinate dimensioni legate alla tipologia di canale utilizzato per la trasmissione.

Coerenza del contenuto

Il Sistema di Interscambio controlla che i dati siano coerenti tra di loro e con le regole imposte. Ad esempio: se indico che la Natura del mio file è di tipo N6-Reverse Change, devo sapere che l’aliquotaSi definisce "aliquota" la percentuale da applicare alla base imponibile per determinare l’imposta. L’aliquota è proporzional... IVAL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga... in emissione può essere solo pari a 0. Se dovessi inserire un valore diverso da 0, la fattura sarebbe in automatico scartata per incompatibilità di quanto dichiarato.
Altro esempio: non posso inserire nella data di emissione una data successiva a quella dell’invio.
Ancora: se inserisco un’aliquota pari a 0 e il valore di impostaSi definisce "imposta" un tributo o prestazione in denaro dovuta dai cittadini allo Stato o altro Ente Pubblico per il sostegno ... è diverso da 0 o viceversa. In tal caso i dati non sono coerenti fra loro.

Validità del contenuto dei dati di fattura

Il controllo viene fatto soprattutto sui codici fiscali e le partite IVA, incrociando i dati rilevati nel file con quelli presenti nell’anagrafe tributaria.

Software di fatturazione elettronica: perché non approfondirne la conoscenza?

Se ci siamo dotati di un software che ci aiuta ad emettere e ricevere le fatture elettroniche, meglio conoscerlo a fondo e conoscerne ogni potenzialità.

I software di questo tipo non sono dei semplici excel o word che ci compilano la fattura e basta: hanno sicuramente tante funzionalità da scoprire e conoscere. Meglio quindi investire del tempo che verrà sicuramente recuperato con la quotidiana operatività del suo utilizzo.

Molti software, ad esempio, permettono la visualizzazione in anteprima del file XML e questo è già un grosso vantaggio perché si può fare una veloce lettura dei campi che si conoscono e verificarne il corretto contenuto.

Il file XML: meglio imparare a capire cos’è

Al momento attuale l’unico formato ammesso per la fattura elettronica è il file XML.

Nel provvedimento già citato di aprile del 2018, l’Agenzia delle Entrate ne ha precisato la struttura a seconda della tipologia di documentoSi definisce “documento” qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato, pertan... che vogliamo emettere (fattura ordinaria, fattura semplificataSi definisce "fattura semplificata" è una fattura con meno informazioni obbligatorie e il cui importo non supera i 400 euro (comp..., eccetera).
Provare a capire com’è strutturato questo file è già un buon passo verso una maggiore consapevolezza di cosa e come debba essere inserito nel file stesso.

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Quali sono i caratteri speciali non ammessi fattura elettronica?

Quanti caratteri nella descrizione fattura elettronica?

Cosa significa file non conforme al formato?

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